SETTORE DEDICATO ALL'ODV
AL MOMENTO NON CI SONO CORSI.
Fare il punto sulle principali scadenze che dovranno rispettare gli enti che sono entrati a far parte del Runts, Cantiere terzo settore organizza un approfondimento on line. Il focus informativo sarà anche occasione per presentare alcune delle guide operative e dei video tutorial su come operare nella piattaforma del registro unico nazionale del Terzo settore, disponibili sul sito di Cantiere terzo settore e realizzate dai Centri di servizio per il volontariato di Biella Vercelli, Genova, Imperia Savona e CSVnet Lombardia. Vedi il video
Uno dei pilastri della nuova normativa è l’istituzione della qualifica di ente del Terzo settore o meglio Ets
Per entrare a far parte di questa nuova, grande famiglia, bisogna:
- Essere associazioni, fondazioni o altro ente di carattere privato
- Non perseguire scopo di lucro
- Essere iscritti al registro unico nazionale del terzo settore
- Perseguire finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale
- Svolgere una o più attività di interesse generale
Quali possono essere le categorie di enti del Terzo settore?
- Le organizzazioni di volontariato (Odv)
- Le associazioni di promozione sociale (Aps)
- Gli enti filantropici
- Le imprese sociali, incluse le cooperative sociali
- Le reti associative
- Le società di mutuo soccorso
C’è poi la categoria Altri Ets, aperta tutti gli enti che non rientrano in quelle precedenti.
La compilazione dei libri sociali varia a seconda delle regole interne dell’associazione: non esiste uno standard unico.
Alcune regole generali sulla tenuta dei libri sociali si possono applicare anche all’ente associativo non del Terzo settore. I libri sociali riportano i dati necessari a dimostrare principi base dell’ente associativo quale democraticità, disciplina uniforme del rapporto associativo, effettività del rapporto associativo stesso, libera eleggibilità degli organi amministrativi, partecipazione. Ove vengono riportati riferimenti normativi del Terzo settore (D.lgs 117/17) si intende che essi siano obbligatori solo per la disciplina degli enti del Terzo settore.
Necessità di avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto anche ai fini del diritto alla riservatezza.
Generalmente i dati riportati nel libro associati, per ogni associato, sono i seguenti:
- dati anagrafici (luogo e data di nascita e residenza);
- indirizzo a cui inviare le comunicazioni;
- data della delibera di ammissione del Consiglio direttivo;
- data di delibera di esclusione/recesso.
Le impostazioni formali da ricordare:
- impostazione “a libro” (non singoli fogli staccati o cartelline), quindi ad esempio un faldone;
- numerazione progressiva delle pagine;
- compilazione completa;
- aggiornamento periodico;
- corretta trascrizione della movimentazione dei soci (soci dimissionari, nuovi soci; rinnovo della quota, cancellazione).
È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).
Si ricorda di compilare il modello di proposta adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.
La compilazione dei libri sociali varia a seconda delle regole interne dell’associazione: non esiste uno standard unico.
Alcune regole generali sulla tenuta dei libri sociali si possono applicare anche all’ente associativo non del Terzo settore. I libri sociali riportano i dati necessari a dimostrare principi base dell’ente associativo quale democraticità, disciplina uniforme del rapporto associativo, effettività del rapporto associativo stesso, libera eleggibilità degli organi amministrativi, partecipazione. Ove vengono riportati riferimenti normativi del Terzo settore (D.lgs 117/17) si intende che essi siano obbligatori solo per la disciplina degli enti del Terzo settore.
Necessità di avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto anche ai fini del diritto alla riservatezza.
I dati da riportare obbligatoriamente (Decreto MISE 6 ott. 2021), per ogni volontario da iscrivere nel Registro, sono:
- il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
- la residenza o, in alternativa, il domicilio nel caso in cui non sia coincidente;
- la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel registro.
Naturalmente a questi dati è possibile aggiungere altri che si riterranno necessari.
Fermo restando l’obbligo assicurativo di cui all’art. 18 D.lgs 117/17 per tutti i volontari, occasionali e non occasionali, è possibile scegliere di non iscrivere i volontari occasionali in questo registro, con apposita sezione separata del registro stesso, ma di tenerne nota a parte.
Le impostazioni formali da ricordare:
- impostazione “a libro” (non singoli fogli staccati o cartelline), quindi ad esempio un faldone;
- numerazione progressiva delle pagine;
- compilazione completa;
- aggiornamento periodico;
- corretta trascrizione della movimentazione dei volontari (volontari dimissionari, nuovi volontari; cessazione attività di volontariato).
Il registro volontari è bollato in ogni foglio da un notaio o da un pubblico ufficiale a ciò abilitato, che dichiara nell’ultima pagina il numero dei fogli che lo compongono (Nota min. n. 7180 del 28 maggio 2021).
È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).
Si ricorda di compilare il modello di proposta adattandolo alla propria realtà, eliminando parti non coerenti con l’organizzazione dell’associazione.
La compilazione dei libri sociali varia a seconda delle regole interne dell’associazione: non esiste uno standard unico.
È necessario avere libri sociali completi ed esaustivi ma nel rispetto del principio di minimizzazione del dato raccolto, anche ai fini del diritto alla riservatezza.
Nel libro delle assemblee vanno riportate tutte le adunanze assembleari. Ad ogni verbale di assemblea è opportuno allegare:
- copia della lettera di convocazione che dimostri l’avvenuto invio a tutti i soci aventi diritto e il rispetto dei tempi di convocazione come da statuto;
- elenco presenti o “foglio firme” da cui sia possibile evincere i soci presenti;
- gli allegati che sono stati oggetto di discussione dell’assemblea;
- eventuali deleghe.
Il contenuto della delibera varia a seconda dei casi, ma è sempre importante trovare un equilibrio tra l’esaustività del verbale, che riporti quanto è effettivamente stato discusso in assemblea, e la necessità di una sintesi pratica.
Se lo statuto prevede la prima e seconda convocazione dell’assemblea, indicare sempre di che convocazione si tratta. Se l’assemblea in prima convocazione non si è validamente costituita, redigere il verbale di assemblea deserta e specificarlo in apertura di assemblea in seconda convocazione riportandolo nel relativo verbale.
Generalmente i contenuti minimi di un verbale di assemblea sono i seguenti:
- ora e data di convocazione;
- sede dell’adunanza;
- modalità di convocazione dei soci;
- soci presenti (in proprio o per delega se consentito dallo statuto);
- amministratori presenti;
- membri organo di controllo o altri organi presenti;
- ordine del giorno (corrispondente all’ordine del giorno della convocazione);
- verifica dei quorum costitutivi per la validità dell’assemblea, specificando se in prima o seconda convocazione;
- nomina del presidente dell’assemblea e del segretario verbalizzante;
- svolgimento dell’assemblea;
- modalità di votazione;
- disposizioni sul voto come da statuto o regolamento (chi ha diritto, con che modalità, eventuali preclusioni al voto, etc.)
- risultati delle votazioni;
- interventi (sia previsti sia spontanei dei partecipanti) riportandone sinteticamente il contenuto;
- delibere adottate ed allegati;
- ora di chiusura dell’assemblea;
- firma del presidente e del segretario.
L’assistenza del segretario non è necessaria nel caso di verbale redatto da un notaio.
È possibile tenere i libri sociali con sistemi elettronici e/o telematici qualora gli stessi assicurino l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte (firma digitale e marcatura temporale).
Il verbale è il documento che maggiormente certifica la partecipazione alla vita associativa e pertanto dovrà descrivere, non solo le modalità di partecipazione e di svolgimento della riunione, ma anche le modalità di espressione del voto.
Ogni delibera deve dimostrare i principi cardine dell’associazione, pertanto si rende necessario monitorare continuamente il loro rispetto durante la riunione:
- effettività del rapporto associativo;
- sovranità dell’assemblea;
- effettività della partecipazione alla vita associativa;
- libertà di intervento a tutti gli associati;
- eleggibilità libera degli organi amministrativi e democraticità nelle decisioni;
- corretto adempimento dei doveri degli amministratori;
- divieto di abuso di potere da parte degli amministratori.
Gli enti del Terzo settore disciplinano nello statuto le maggioranze necessarie (quorum) affinché l’assemblea ordinaria o straordinaria sia validamente costituita (quorum costitutivi) o affinché possa validamente deliberare su quanto all’ordine del giorno (quorum deliberativi).